Traitement des données

La société ADL Immobilier (« ADL Immobilier » ou « nous ») attache une grande importance à la protection de vos données personnelles en conformité avec la réglementation européenne.

Les paragraphes ci-dessous ont vocation à vous informer de comment nous utilisons vos données et de vous informer des droits dont vous disposez en matière de protection des données.

Pour voir la liste des cookies que nous pouvons utiliser et pour accepter ou pas leur utilisation, vous pouvez changer vos préférences à tout moment :

1/ Qui réalise le traitement de vos données ?

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est la société SAS ADL IMMOBILIER immatriculée au RCS sous le numéro 301 169 116, dont le siège social est situé 22 B AV HONORE SERRES 31000 TOULOUSE.

Le délégué à la protection des données (« DPO ») nommé par ADL Immobilier est Altij avocats en la personne de son associé dirigeant France CHARRUYER. Si vous avez des questions sur les traitements de vos données à caractère personnel, vous pouvez contacter l’équipe d’Altij avocat à l’adresse dpo-adl-immo@altij.com ou par courrier à l’adresse postale suivante : Cabinet ALTIJ, 40 rue du Japon, CS 94133, 31030 TOULOUSE Cedex 4.

2/ Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Dans le cadre de nos missions, nous pouvons être amenés à traiter les données à caractère personnel des personnes suivantes :

Lorsque vous utilisez notre site : témoins de connexion « cookies », données de connexion et de navigation, ainsi que les informations complémentaires que vous souhaitez nous communiquer.
Lorsque vous utilisez nos formulaires de contact : vos nom, prénom, email, téléphone, ainsi que les données que vous pouvez nous transmettre dans votre message ;
Lorsque vous souhaitez recevoir une alerte mail pour les nouvelles offres : votre adresse mail ;
Lorsque vous souhaitez faire estimer votre bien par nos professionnels : vos nom, prénom, téléphone, émail ainsi que les informations se rapportant à votre bien immobilier et les données que vous pouvez nous transmettre dans votre message ;
Lorsque vous souhaitez effectuer une étude de votre copropriété : vos nom, prénom, téléphone, email, ainsi que les données se rapportant à votre immeuble ;
Lorsque vous vous connectez à votre espace client MyADL : vos identifiants de connexion et mot de passe. Au surplus, lorsque vous utilisez MyADL pour créer un dossier locataire, nous collectons les informations relatives à vos informations et vos coordonnées (nom, prénom, email, téléphone, date de naissance, lieu de naissance, nationalité), à vos situations personnelle (situation familiale, nombre d’enfants à charge, etc.) et professionnelle (CSP, les informations relatives à l’emploi), à votre logement (adresse, les informations relatives au propriétaire, etc.), ainsi que les informations issues des documents justificatifs.

Par la suite, nous pouvons être amenés à traiter les informations issues de vos documents disponibles sur vos espaces clients relatifs à la gestion locative et/ou à la copropriété comme, par exemple, le contrat de bail, les appels de fond, etc.

Veuillez noter que certaines des données listées sont collectées automatiquement à la suite de vos interactions sur le site, et d’autres sont collectées à l’aide de formulaires remplis par vos soins. Le caractère obligatoire de chaque donnée est systématiquement signalé par un astérisque.

3/ Comment et pourquoi utilisons-nous vos données ?

Le tableau ci-dessous a pour objectif de vous informer des raisons pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel et le fondement juridique sur lequel ce traitement repose.

Activité de traitement	Finalité de traitement	Base légale
Alerte email : Nous traitons vos données lors de l’inscription à l’alerte mail pour les nouvelles offres en matière d’achat et/ou de location de bien	Vous tenir informé des offres qui sont susceptibles de vous intéresser	Le consentement
Le formulaire « nous écrire » : nous analysons la demande formulée par vos soins et traitons vos données à caractère personnel afin, le cas échéant, de vous recontacter	Répondre à votre demande de mis en relation avec nos agents et plus généralement, à toute demande formulée par vos soins	L’intérêt légitime d’ADL IMMOBILIER à avoir les informations permettant d’analyser au mieux la demande de contact
Estimation de vos biens : Nous traitons et analysons les informations fournis au sein du formulaire pour estimer votre bien par nos professionnels	Pouvoir faire des estimations en se basant sur les informations relatives à votre bien	L’intérêt légitime d’ADL IMMOBILIER à traiter vos données pour assurer l’exactitude de l’estimation demandée L’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
Étude de copropriété : Nous traitons vos données par le biais du formulaire pour effectuer l’étude personnalisée de votre copropriété	Pouvoir mener l’étude de votre situation de copropriété	L’intérêt légitime d’ADL IMMOBILIER à traiter vos données pour assurer l’exactitude de l’étude réalisée à votre demande L’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
Gestion locative : Nous traitons les données que vous fournissez dans le cadre du formulaire pour louer votre appartement ou votre maison	Pouvoir vous conseiller sur la location de votre bien	L’intérêt légitime d’ADL IMMOBILIER à traiter vos données pour vous fournir le service L’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
Gestion de l’espace client MyADL : nous traitons les données à caractère personnel inhérentes à votre connexion sur l’espace client ainsi que celles qui sont renseignées au sein de celui-ci, notamment lorsque vous déposez une demande de location en ligne.	Pouvoir traiter votre dossier locataire afin de vous assister dans vos recherches de bien Permettre la gestion facile et efficace des informations relatives à la gestion locative et/ou à votre copropriété	L’intérêt légitime d’ADL IMMOBILIER à traiter vos données pour fournir vous fournir le service L’exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande
Gestion des missions que vous nous confiez : Plus généralement, nous sommes amenés à traiter les données à caractère personnel que nous collectons dans le cadre de la gestion de vos dossiers (location, transaction)	Permettre la gestion la réalisation de nos activités de location (gestion locative, analyse des candidatures, etc.) et de transaction (recherche de biens immobiliers, informations en vue d’une vente, mandat, etc.).	Les bases légales afférentes à ces missions varient selon les finalités pour lesquelles nous traitons les données. En substance, il s’agit de la nécessité de traiter vos données pour exécuter l’exécution de mesures précontractuelles ou du contrat que nous avons avec vous. Ces informations sont fournies dans des documents contractuels qui vous sont remis.
Assurer la mission de syndic de copropriété : Lorsque nous sommes le syndic de la copropriété, nous sommes amenés à traiter les données des copropriétaires dans le cadre de l’administration et la gestion de la copropriété.	Gestion administrative et financière de la copropriété dont nous sommes le syndicat de copropriété Dématérialisation des documents envoyés en recommandé aux copropriétaires	Les bases légales afférentes à ces missions varient selon les finalités pour lesquelles nous traitons vos données à caractère personnel. Il peut ainsi s’agir des intérêts légitimes de la société ADL Immobilier à traiter les données des copropriétaires afin d’assurer la réalisation de sa mission ou encore le respect de certaines de ses obligations légales. Ces informations vous sont fournies par document distinct. Votre consentement à recevoir par lettre recommandée électronique les convocations aux assemblées générales et procès-verbaux.
Informer les copropriétaires de nos offres et actualités : lorsque nous sommes syndic d'une copropriété, nous traitons les données de nos copropriétaires afin de leur adresser nos actualités et offres	Information des copropriétés des biens et actualités fournis au sein de leur résidence	Le consentement des copropriétaires à la réception d’offres par courriel Les intérêts légitimes d’ADL IMMOBILIER à informer ses copropriétaires des biens et offres disponibles au sein de leur résidence
Lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme : En tant que professionnels de l’immobilier, nous sommes soumis à des obligations de vigilance. Ainsi, nous pouvons être amenés à traiter vos données dans le cadre de la lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme.	Prévenir de la fraude ou toute autre action illicite et se conformer aux obligations légales	L’obligation légale en matière de lutte contre le blanchiment des capitaux et le financement du terrorisme
Cookies : Dépôt et la lecture de cookies et l'utilisation de technologies de suivi nécessaires à leur bon fonctionnement	Effectuer le suivi de la navigation et les analyses statistiques	L’intérêt légitime d’ADL IMMOBILIER à faciliter votre navigation sur le site (pour les cookies obligatoires) Le consentement pour les autres cookies

4/ Avec qui vos données peuvent être partagées ?

Vos données sont traitées par les services spécifiques de la société ADL Immobilier concernés, en particulier ceux en charge des locations, des transactions ou de la gestion des copropriétés selon les situations dans lesquelles nous sommes amenés à interagir avec vous.

En ce qui concerne les tierces personnes, nous pouvons être amenés à partager vos données avec les prestataires, partenaires ou entités suivants :

A nos prestataires informatiques et notamment ceux en charge de la gestion, de l’hébergement et de la maintenance, de nos outils informatiques ainsi que ceux chargés de la signature électronique et de la lettre recommandée électronique ;
A certaines professions réglementées tels qu’avocats, notaires, experts comptables, dans le cadre de la gestion de votre dossier ;
A des autorités publiques, lorsque nous nous voyons dans l'obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles pour respecter une obligation légale ;
A la cellule TRACFIN dans le cadre, le cas échéant de la lutte contre le blanchiment ;
A certains organismes spécifiquement identifiés selon la nature de nos missions, par exemple l’observatoire local des loyers de l’ANIL, des organismes d’assurance, etc.

En dehors de ce cadre, nous pourrons être amenés à divulguer ces données personnelles dans des circonstances très particulières, telles que listées ci-après :

du fait de la loi, dans le cadre d’une procédure en justice, d’un litige et/ou d’une requête des autorités publiques ;
si cette divulgation est nécessaire à des fins de sécurité nationale, d’application de la loi ou autre sujet d’intérêt public ;
si cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour faire valoir le respect des lois et règlements en vigueur ou protéger l’activité de notre entreprise ;
en cas de restructuration ou cession de l’entreprise.

5/ La durée de conservation

D’une manière générale, les durées de conservation dépendent des finalités pour lesquelles nous les traitons et sont conservées pour la durée nécessaire à la fourniture des missions qui nous sont confiées. Ainsi, afin de déterminer la durée de conservation de vos données à caractère personnel, nous prenons notamment en considération les critères suivants :

La nature et la finalité des traitements en question ;
Les catégories de données traitées ;
Les délais de prescription applicables, notamment en matière de prescription civile et /ou en matière de contrat de bail ;
Les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), notamment le référentiel relatif aux traitements de données à caractère personnel mis en œuvre dans le cadre de la gestion locative.

Plus spécifiquement, nous appliquons les durées de conservation suivantes :

Dans le cadre de formulaires que vous avez remplis pour être contacté, pour recevoir les alertes sur les nouvelles offres, pour le dépôt de dossier de location en ligne ou de demande de rappel, les données sont conservées pendant une durée de trois ans à compter de notre dernier contact ;
Nous pouvons conserver vos données personnelles pendant une durée de trois ans pour prévenir de la fraude ou toute autre action illicite et se conformer aux obligations légales ainsi que pour prévenir et détecter les éventuelles menaces contre la sécurité de nos visiteurs.

6/ Quels sont vos droits au regard de vos données personnelles ?

Vos droits concernant le traitement par nos soins de vos données personnelles comprennent notamment ceux mentionnés ci-après. Ces droits pourront s’appliquer à votre situation en fonction des circonstances exactes. Par exemple, le droit de retirer votre consentement ne s’appliquera pas lorsque le traitement n’est pas fondé sur votre consentement.

Ces droits sont les suivants :

Le droit de nous demander :

- l’accès à vos données personnelles et des informations sur nos traitements de celles-ci (« droit d’accès ») ;

- de corriger ou compléter vos données personnelles si elles sont inexactes (« droit de rectification ») ;

- l’effacement de vos données personnelles (« droit à l’oubli ») ;

- la limitation du traitement de vos données personnelles (« droit à la limitation ») ;

Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par Fauché (« droit d’opposition ») ;

Le droit de demander vos données personnelles sous un format électronique utilisable et/ou la transmission de ces données vers une autre organisation (« droit à la portabilité des données ») ;

Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès ;

Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données dans la mesure où le traitement est fondé sur celui-ci. Dans ce cas, la licéité des traitements effectués avant le retrait du consentement ne sera pas remise en cause.

Si vous souhaitez exercer les droits mentionnés ci-dessus, merci de nous adresser un courrier à l’adresse postale suivante : Cabinet ALTIJ, 40 rue du Japon, CS 94133, 31030 TOULOUSE Cedex 4, ou à l’adresse email : dpo-adl-immo@altij.com

En cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, ADL IMMOBILIER se réserve le droit, soit :

D’exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ;

De refuser de donner suite à ces demandes.

Il incombe à la société ADL IMMOBILIER de démontrer le caractère manifestement infondé ou excessif de la demande.

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, la société ADL IMMOBILIER se réserve également le droit de demander toutes informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l'identité de la personne concernée.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), dont le site Internet peut être consulté à l’adresse suivante : www.cnil.fr

7/ Où sont traitées vos données personnelles ?

Les données à caractère personnel traitées par la société ADL IMMOBILIER sont stockées sur des serveurs hébergés en France. Dans l’hypothèse de transferts de données hors de l’Union européenne, la société ADL IMMOBILIER s’assurera que ceux-ci sont réalisés vers un pays reconnu adéquat, ou à défaut que les garanties appropriées, notamment par le biais de signature de clauses contractuelles types, ont été mises en œuvre.